Data Driven Decision היא אחת מה- Buzzwords הכי חזקות בעולם הדאטה. כל ספר או מאמר שעוסק בנושא מסביר איך בעולם המודרני כל ארגון או חברה עסקית צריכה לקבל החלטות מושכלות על בסיס דאטה. רוצים לדעת איך עושים את זה? בואו וקראו את "עשרת הדיברות ל- DDD" מפי מישהו שהצליח לעשות את זה. קריאה מהנה.

28 באוגוסט 1963, מרטין לותר קינג ניצב על מדרגות אנדרטת לינקולן בעיר וושינגטון מול 250 אלף מפגינים. הוא מישיר אליהם מבט, כשברקע ניצבת בגאון גבעת הקפיטול, ופוצח במילים "יש לי חלום". גם לי היה חלום, חלום שכולל הקמת כלי לקבלת החלטות ניהוליות, כזה שמופיע בכל ספר או מאמר הקשור למיקסום עולם הדאטה המודרני. שימוש בדאטה חכם כחלק ממערך קבלת ההחלטות הניהוליות או בלעז Data Driven Decision.

אעשה את הסיפור קצר ואציין שהייתה לי הזכות להגשים את החלום ולהוביל, במסגרת תפקידי, את הקמת "פומה" – כלי דיווח מרכזי תומך קבלת החלטות. הכלי הוקם על פלטפורמת Tableau באמצעות חברת האינטגרציה SIT. הפומה הפכה לחלק מהארגון, מעל ל- 120 מנהלים משתמשים בה באופן יומיומי, בבית, בעבודה, בדרך, איפה שהם רק רוצים. הפומה איתם בכל מקום שהם נמצאים בו (או יותר נכון, היכן שהסמארטפון שלהם נמצא), מלווה אותם לאורך היום ועוזרת להם לקבל החלטות. כמעט כל החלטה או בקרה מלווה היום במידע תומך, והפומה הפכה, בזכות עוצמתה, לכלי מרכזי לכלי החלטה חשובה שמתקבלת בחברה.

אז אם זה גם החלום שלכם, להלן מספר כללים והמלצות שלמדתי מהתהליך, אשר יהפכו את התהליך בחברה שלכם, לפשוט וקל יותר:

כלל מס' 1: תלמדו לתאר נכון את "הכאב"

"הכאב" של הארגון שלנו? הרי ברור שאנחנו יודעים אותו ... אז זהו שלא. זה ממש לא פשוט לתאר את "הכאב", אז תלמדו איך לתאר אותו. נסו לזהות את שורשי הבעיה, האם מדובר במידע מועט מדי? האם כל המידע נמצא רק במערכות התפעוליות? תוך כמה זמן המידע מגיע למקבלי ההחלטות? מה חסר לנו היום על מנת לקבל החלטות טובות יותר?. המפתח להצלחה הוא ביכולת לתאר בצורה מדויקת את "הכאבים" הקיימים ואיך דאטה יכול לשפר אותם בצורה משמעותית.

כלל מס' 2: מספיק לשכנע רק אחד (או אחת) כדי לצאת לדרך

אולי הכלל הכי מפתיע בחבורה, אבל אתם צריכים לשכנע רק אחד (או אחת) והוא המנכ"ל. תסבירו לו מה יצא לו מזה, היכן הכאבים הקיימים (זוכרים שלמדתם מהו הכאב בכלל הראשון?) ומדוע כלי כזה יגרום לקבלת החלטות מהירות יותר, מדויקות יותר וחכמות הרבה יותר מהמצב הקיים. ברגע ששכנעתם – זהו – הצלחתם, כי אף אחד כבר לא יעצור אתכם.

כלל מס' 3: אל תירתעו מכלים "יקרים", לפעמים זה הכי "זול" לארגון

שמעתי לא פעם "החבר'ה האלו יקרים רצח", "אין שום שסיכוי שיסכימו אצלנו לשלם מחיר כזה", "אפשר לחשוב מה אנחנו קונים? זהב?", בטוח שגם אתם שמעתם. מייעץ לכם לא לפסול אף מתמודד, יקר ככל שיהיה, משום שהמחיר הסופי אינו תלוי רק במחיר הכלי, אלא במחיר הכולל של כל מערך הדיווח מקצה לקצה (ובהגה מקצועית Cost of Ownership). חשוב שהמחיר יתייחס גם למספר השנים שהמערכת תשרת אתכם (טיפ, לא יותר מחמש שנים). לעתים ישנן "תוספות" בגזרת התשתיות, לפעמים ישנן "הנחות" כחלק מהמו"מ, אז אל תשתמשו בתירוץ הזה כסנן בתהליך הבחירה הראשוני, משום שייתכן שדווקא "היקר", לכאורה, יתברר כ"זול" שבחבורה. אתם אף פעם לא יודעים אלו "הפתעות" מחכות לכם בעולם התשתיות וכמעט לכל חברה יהיה "מחיר כולל" שונה משמעותית (בגלל אלף ואחד משתנים) להטמעת אותה מערכת בדיוק.

כלל מס' 4: אל תבחרו מערכת על בסיס מצגות >> נסו אותה "על אמת"

מכירים את זה שאתם רואים מצגת ובסיומה אתם פוקדים על המציג "תארוז לי שתיים!". יופי, גם אני מכיר, ופה בדיוק קבור הכלב כי זהו עצם העניין. אסור, אבל אסור לכם לבחור כך את הכלי שלכם. מה שיפה במצגות, פחות יפה במציאות, מה שנראה כמו פרארי בדמו, מתנהג כמו קורטינה על השרתים של החברה. אל תוותרו על שלב של הוכחת יכולת (Proof of Concept) אמיתי מקצה לקצה – קחו תרחיש אמיתי, דאטה אמיתי, התקנה מלאה ונסו את זה עם אנשיכם, טכנולוגיים ועסקיים. "תמדדו זמנים" ותעריכו את מהירות העלייה לאוויר (Time to Market), תשאלו אותם איך הם מרגישים ומה היה להם קשה. לעתים תופתעו מהתשובות, ואל תשכחו לשלב את זה במכלול השיקולים.

כלל מס' 5: "אסור להתאים את ה- F-35 לחיל האוויר, עלינו להתאים את חיל האוויר ל- F-35"

המשפט הזה נאמר ע"י אלוף (במיל') אמיר אשל, מי ששרת כמפקד חיל האוויר בזמן קליטת מטוסי ה- F-35 הראשונים בחייל. המשפט הזה הוא אחד מהמשפטים החכמים ששמעתי ואני מנסה ליישם אותו בכל אספקט בחיי המקצועיים. המסקנה שלי היא לא לנסות "לקדש" את מערך הדיווח הקודם ולנסות ליישם את זה על כלי חדש - אחסוך לכם את עוגמת הנפש >> זה יראה עוד יותר גרוע. נסו "לזרום" עם הכלי החדש, הוא כנראה נבנה למשהו אחר לגמרי, מתקדם יותר, מודרני יותר, ולכן נסו להתאים את הארגון לכלי ולא להיפך. התוצאה תהיה תוצרים מהירים, מדויקים וחכמים. לכם יישאר רק לשכנע את הארגון שכך צריך "להסתכל" על דאטה.

כלל מס' 6: Mobile is the new KING

טוב, זה מה זה כיף לראות את הדיווחים והניתוחים בדסקטופ, אבל אנחנו ב- 2020, ויש לנו איבר נוסף בגוף והוא הסמארטפון. אף מערך דיווח לא "שלם" בלי התאמה למובייל, בין אם בדרך אפליקטיבית או בין אם בדרך אתר מותאם. כל הכלים המתקדמים והמובילים כיום כוללים התאמה מושלמת למובייל, כי רק כך אפשר להיות מעודכנים כל הזמן ובכל מקום. מניסיון אשתף שאם יש לך את זה במובייל אתה מסתכל על זה הרבה יותר פעמים, זה הופך להיות ה"בוקר טוב" של כל המנהלים ולפעמים גם ה"לילה טוב" שנותן לך לישון בשקט (או שלא). אל תתעלמו מזה, המובייל הוא המלך האמיתי ומערך הדיווח שלכם יצליח רק אם תצליחו להנגיש אותו שם.

כלל מס' 7: מנהל יודע לתאר מה הוא רוצה, אבל לא יודע מה הוא צריך

טעות נפוצה היא לפנות למנהל עם דף חלק ולשאול אותו מה ירצה לראות בדשבורד שלו. הוא או היא יענו לכם ברצינות מלאה ויקדישו לכך מחשבה עמוקה, אבל אסור לכם להתבלבל, כי, במרבית המקרים, זה לא מה שהם צריכים. אז מה עושים? חוקרים, בודקים, שואלים את העוזר או העוזרת, רואים מה הוא מקבל היום. לאחר מכן "בונים" Mock-Up ראשוני ואז שואלים את המנהל או המנהלת מה הם היו משנים בדשבורד שבניתם להם. מבטיח לכם שהם ישנו משהו, אבל הרוב יהיה "בול" מה שהם צריכים על מנת לקבל החלטות טובות יותר ביום יום.

כלל מס' 8: One Size Doesn't Fit All

כל מנהל והדשבורד שלו - זה העיקרון המנחה. לא ייתכן שאותם דוחות יתאימו גם למנכ"ל וגם לדרגי ביניים אחרים, כל בעל תפקיד מקבל החלטות אחרות, מעוניין ברזולוציות מידע אחרות ולכן צריך גם להתאים לכל אחד את מערך הדיווח המתאים עבורו. אתם תגיעו למצב שאותו מדד מוצג בצורה שונה לגמרי לכל דרג ניהולי כי כל אחד ואחת רוצים (או יותר נכון צריכים) לראות את זה אחרת. נכון, זה הרבה יותר עבודה, אבל אנחנו לא מפחדים מעבודה קשה.

כלל מס' 9: מתגו את המערכת בשם חדש

מרבית הכלים המובילים אינם נבנו בארץ הקודש, וגם אם כן, הם נושאים שמות בלעז שקשה מאוד לבטאם בעברית והם לא "מתגלגלים" בשפה העברית. איך הוגים את Tableau? מה זה אומר PowerBI? SiSense במלעיל או במלרע? Qlik Sense זה חוש חדש? Micro Strategy זה שם של מערכת או תפישה אסטרטגית חדשה? כל המערכות טובות ואיכותיות, אבל השם, איך נאמר, פחות ערב לאוזן ישראלית. לכן, מציע לכם למתג את המערכת בשם חדש, שיתאים לערכים של הארגון. אנחנו בחרנו, לאחר תחרות בין העובדים שהציעו הצעות, בשם "פומה", שם שמייצג חיה אג'ילית ומהירה, בדיוק כמו שאנו רואים את הארגון וכן ביטוי של ראשי התיבות של פתרונות ויזואליים למקבלי החלטות. ואל תחשבו שהבחירה הייתה קלה, שני הפיינליסטים היו "מצפן" ו"רימון", סמל החוכמה ביהדות. מיתגתם את הכלי החדש? טוב מאוד, עשיתם עוד צעד חשוב להטמעה מהירה וקלה.

כלל מס' 10: האוכל טעים הרבה יותר כשהצלחת יפה

תוכניות בישול תמיד היו אהובות עליי, ותמיד אני מתרשם מרמת ההשקעה בצילחות של המנות. כשכל אחד מאתנו הולך למסעדה חשוב לנו שהאוכל יהיה מוגש בצורה יפה - אני יכול להישבע לכם שהוא גם טעים יותר כשהוא מוגש בצורה כזו. כך גם בדשבורד ניהולי או בדיווח שגרתי, אם זה נראה יפה, זה נותן לכל מנהל את "החשק" להשקיע בו עוד כמה שניות. מכירים את זה שהגרף "בורח" מהדשבורד, הציר ש"זז" למטה מדי, המספר שהפך ל- ### כי אין מספיק מקום. השקעתם כל כך הרבה עד לפה, אז "ליפול" דווקא בצילחות?. תעשו לעצמכם טובה, תפנו למעצבי דשבורדים (יש מלא כאלו), תשקיעו כמה שעות ביצירת תבניות דיווח, סוג הפונט שילווה אתכם לאורך כל הדרך, צבעוניות אחידה (איזה ירוק הכי שקט, איזה אדום הכי פחות רועש) ומראה כללי שיתאים גם לדסקטופ וגם למובייל. מבטיח לכם שתקצרו מחמאות.

לסיום
אם הגעתם עד לפה, כולי תקווה שנכנס בכם "החיידק" ואתם בדרך הנכונה לקדם את הארגון שלכם לצעד אחד נוסף בדרך ל- Data Driven Organization. בהצלחה חברים וחברות.

הכותב הינו ראש מערך דאטה ודיגיטל (Chief Data & Digital Officer) בחברת כאל. בעברו ניהל את המחלקה הכלכלית של מיקרוסופט ישראל, ניהל את חטיבת תכנון ואסטרטגיה של מגה קמעונאות וכיהן כסמנכ"ל הכלכלה העולמי של פרוטרום. בכאל זהו תפקידו השלישי לאחר ניהול מחלקת אסטרטגיה, חדשנות ופיתוח עסקי וניהול מחלקת דאטה ואנליזה.